La gestion des risques est un élément crucial du travail des conseils scolaires. Les commentaires récents des vérificateurs généraux cités ci-dessous démontrent la nécessité de créer et de mettre en œuvre des processus de gestion du risque à l’égard des contrôles internes utilisés par les instances scolaires. À la lumière de la présente analyse, votre instance scolaire pourrait envisager l’évaluation de ses processus de contrôle internes afin de s’assurer qu’ils fonctionnent correctement et de les améliorer, au besoin.
Rapport de novembre 2018 du vérificateur général de l’Alberta
Le ministère de l’Éducation de l’Alberta a injecté 6 milliards de dollars dans le réseau scolaire albertain durant l’année financière 2018 afin de concrétiser les attentes du ministre de l’Éducation.
Le vérificateur général de l’Alberta indique toutefois que le ministère de l’Éducation n’a pas respecté systématiquement ses propres processus pour le suivi, l’évaluation et la production de rapports à l’égard des réserves opérationnelles accumulées, et qu’il n’a pas fourni au vérificateur général la documentation officielle complète sur ses processus.
Rapport spécial de 2018 du vérificateur général de Terre-Neuve-et-Labrador
Le vérificateur général a conclu que le district scolaire anglophone de Terre-Neuve-et-Labrador n’avait pas respecté ses propres politiques en matière d’approvisionnement et ses obligations en vertu de la Public Tender Act. Les conseillers scolaires et la haute direction du réseau n’ont pas exercé la supervision nécessaire quant à l’environnement de contrôle interne du district scolaire, comme le prouvent les exemples suivants :
- l’absence de processus d’approvisionnement ouverts et transparents pour la sélection des fournisseurs, pour l’établissement de prix raisonnables et justes ou pour la détermination de la meilleure valeur en matière de biens et de services publics;
- le défaut de suivre les recommandations répétées du vérificateur externe pour l’amélioration des contrôles internes dans le but de protéger les actifs;
- la nécessité de vérifier que le personnel a les connaissances, les obligations et la formation nécessaires pour adopter un comportement organisationnel éthique.
Le rapport de 2018 du vérificateur général de la Nouvelle-Écosse
Le vérificateur général a jugé que deux conseils scolaires de Nouvelle-Écosse ont eu recours à des contrôles défaillants pour les fonds scolaires. Les conclusions précises incluent les faits suivants :
- les dépôts en espèces n’étaient pas effectués en temps opportun et l’argent comptant utilisé pour les achats ne faisait pas l’objet de documentation;
- les conseils scolaires n’avaient pas de preuves d’achat adéquates;
- l’utilisation d’argent comptant ne faisait pas l’objet de réconciliation avec les fonds de caisse;
- le remboursement de sommes supérieures à 1 000 $ à des employés était une pratique proscrite par la politique d’approvisionnement.
Le rapport de 2018 du vérificateur général de l’Ontario – utilisation des systèmes de TI et de technologie en classe
Selon le vérificateur général de l’Ontario, les conseils scolaires ontariens ont omis :
- d’évaluer systématiquement la mesure dans laquelle les étudiants utilisent les TI en classe;
- d’évaluer la meilleure façon d’utiliser les ressources de TI pour l’enseignement de la matière au programme;
- de prendre toutes les mesures raisonnables pour éviter l’accès non souhaité aux renseignements sur les élèves;
- de fournir une formation officielle sur la sensibilisation à la sécurité, et de rédiger des politiques en matière de cybersécurité. (75 % des conseils scolaires ontariens n’offrent ni formation ni politiques, et seulement 6 % des écoles sont sensibilisées aux risques afférents aux TI et ont mis en place un plan de reprise officiel en cas de sinistre.)
Le rapport de 2018 du vérificateur général de la Colombie-Britannique – dépenses de la direction
Si le district scolaire en question faisait bien son travail pour la gestion des dépenses de la direction en général, il devait accroître sa transparence. Il ne divulguait que les dépenses liées aux déplacements ou à l’hébergement lorsqu’un employé recevait quelque chose qui pouvait être perçu comme un avantage personnel (par exemple, assister à une conférence). Pour consulter la vérification, cliquez ici.
Le remboursement des dépenses des employés permet une meilleure supervision que le paiement direct des cartes de crédit d’entreprise.
Outils de gestion du risque pour la gestion des contrôles internes
- Des contrôles internes bien articulés et maintenus réduisent le risque de perte d’actifs, améliorent l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements financiers et assurent que la conduite des conseils scolaires est ancrée dans le respect des lois, notamment en matière d’approvisionnement en biens et en services au sein des instances scolaires;
- Le défaut d’agir pour cerner les facteurs inconnus et corriger les contrôles internes défaillants connus ou un mépris des politiques administratives augmente considérablement le risque d’erreurs, de gestes non autorisés, de comportements contraires à l’éthique et de fraude par les employés des conseils scolaires;
- La documentation officielle des processus opérationnels devrait clairement indiquer les étapes à suivre dans le cadre du processus, le moment et la personne qui les effectuent de même que la documentation qui doit être remplie;
- Une documentation de conformité cohérente réduit les risques que les employés comprennent mal ou applique les processus opérationnels de façon inégale;
- La mise en place de toutes les mesures raisonnables reconnues pour éviter l’accès non souhaité aux renseignements d’un étudiant, d’un enseignant ou d’un membre du personnel, l’application de politiques de cybersécurité bien étayées et la prestation d’une formation pour la sensibilisation à la sécurité.
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